VOICE MAIL SYSTEM / VMS - GENESIS
Voice mail system GENESIS adalah sistem komputerisasi telepon yang cara kerjanya mirip seperti seorang recepsionist atau seorang operator, dimana operator tersebut mampu menangani sekaligus 4, 8, 12 atau bahkan 20 pelanggan sekaligus tanpa henti selama 24 jam sehari atau selama 365 hari setahun.
Jika suatu perusahaan / kantor memakai Voice mail system 12 port, maka sama saja perusahaan/kantor tersebut “menggaji” 12 orang operator yang mampu bekerja 24 jam sehari atau 365 hari setahun terus menerus tanpa henti.
Jadi, jelas efektif dan efisiennya dibanding jika perusahaan tersebut menggaji 12 orang operator yang sebenarnya.
Keunggulan dari Voice Mail System GENESIS :
-
Menjawab telephone masuk secara otomatis selama 24 jam / hari.
-
Konfigurable mailbox.
-
Kapasitas perekaman diatas 100 jam.
-
Tergantung kapasitas harddisk, ( 1 GB setara 100jam).
-
Message Broadcast.
-
Multi Level Directory Assistance.
-
Unlimited Mailbox.
-
Multi Greetings.
-
Multi Lingual .
-
Password Security.
-
Remote Mailbox Access.
Wujud dari voice mail system ini berupa sebuah komputer yang dilengkapi dengan hardware card voice buatan Amerika dan software yang dijalankan di Ms. Windows dimana komputer ini dihubungkan dengan sebuah jaringan / instalasi PABX ( lebih dikenal sebagai Sentral Telepon ) sehingga system ini dapat melakukan aktifitas :
- Menerima telepon masuk
- Memberikan salam pembuka baik dalam bahasa indonesia maupun dalam bahasa lainnya
- Mentransfer ( menyambungkan ) telepon ke tiap extension yang dituju
- Menginformasikan apabila extension ( orang/meja ) yang dituju sedang sibuk atau tidak diangkat
- Merekam pesan-pesan untuk extension ( orang/meja ) yang dituju jika yang bersangkutan tidak ditempat
- Mem-Play pesan-pesan yang sudah ditinggalkan ( yang dapat didengarkan dari tempat lain dengan menghubungi Voice Mail System tsb)
Dengan voice mail system kecepatan respons dalam menampung dan menerima telepon yang masuk menjadi sedemikian mudah, tidak perlu lagi seorang operator harus mencari orang yang dituju ke segala penjuru kantor dengan berteriak-teriak, karena dengan voice mail system telpon yang masuk dengan mudah didistribusikan langsung kepada extension ( meja/orang ) yang dituju dengan menekan nomor extensionnya, dan apabila yang dituju tidak ditempat maka dapat meninggalkan pesan untuk orang yang bersangkutan. Pesan-pesan dapat ditambahkan atau diatur sesuai dengan kebutuhan.
Sistem komputer semacam ini dapat bekerja dengan jumlah extension sampai dengan 1.000 extension atau lebih, untuk sebuah kantor ukuran raksasa jika diinginkan jumlah port dapat diperbanyak misalnya 24 port ( 24 operator ) supaya identik dengan operator yang banyak, maka hal ini bisa dilakukan dengan 2 (dua) komputer yang masing-masing berkapasitas 12 port.
Pegawai operator, berapapun jumlahnya, tidak bisa pada saat bersamaan sekaligus melayani 12 atau 24 panggilan sekaligus, pegawai operator juga tidak bisa pada saat bersamaan mencatat pesan-pesan yang masuk atau membacakan pesan-pesan kepada 12 atau 24 orang sekaligus, bahkan seorang pegawai operator jelas tidak mampu bekerja sendirian selama 24 jam penuh atau 365 hari non-stop.
Apakah masih diperlukan seorang operator di kantor kita bila kita sudah dipasang voice mail system ?
Ya masih - tapi cukup untuk satu orang saja yaitu untuk menangani hal-hal yang tidak bisa ditangani oleh system, misalnya penelpon tersebut tidak tahu nomor extension Bapak A, menerima tamu yang datang dan sebagainya.
Pertumbuhan akan kebutuhan voice mail system di dunia berkembang hampir dua kali lipat setiap tahun, dalam arti semakin banyak kantor yang memasang alat ini. Sekarang ini ternyata kantor yang menggunakan alat ini dianggap kantor yang bonafide, meskipun kantor tersebut secara fisik hanyalah sebuah ruangan kecil. Jadi, ini merupakan sebuah image bagi sebuah perusahaan.
